Dokumentenmanagement – Wie denn nun?

Es ist ziemlich nervig ein geeignetes System für sich zu finden, wenn es um die Ablage von Dokumenten geht. Hierbei geht es nicht nur um selbst geschriebene Briefe, sondern auch um Schreiben von Versicherungen, Kündigungen von Abonnements und ähnliches. Einfach alles was im privaten Haushalt an Korrespondenz anfällt.

Im Prinzip fliegt alles bei mir in einen Ordner der mit dem Jahr beschriftet ist. Wirklich effektiv ist dies bei der Suche nicht wirklich, da einfach zu viele Dokumente in diesem Ordner sind. Wenn ich weitere Unterordner erstelle fallen mir keine entsprechenden Namen ein um die Rechnung in einem Garantiefall wieder zu finden.

Vor kurzem habe ich es dann mal mit Evernote versucht. Hier habe ich die Möglichkeit Schlagworte zu vergeben womit ich dann bei Gelegenheit nach dem Dokument suchen kann. Allerdings kann ich hierbei nur knapp 50 MB pro Monat synchronisieren, wenn ich nicht auf ein Premium Account gehe. Zudem liegen die Daten auf fremden Servern. Auch nicht gerade eine beruhigende Geschichte.

Im Prinzip würde ich auf einen Sharepoint Foundation Server setzen. Hier kann ich meine Dokumente in entsprechenden Kategorien ablegen und verschlagworten. Zudem ließe sich ein solches System auf meinem Server installieren (virtualisiert). Problem an der Sache ist, dass dieser recht viel Arbeitsspeicher benötigt. Bei Sharepoint Online im Office 365 Abo, habe ich auch wieder das Problem mit dem ausländischen Server, fällt also auch weg.

Schön wäre eine adäquate OpenSource Alternative zum Sharepoint. Diese habe ich allerdings noch nicht gefunden. Ich bezweifle auch, dass es so etwas gibt. Funktionen wie kollaboriertes Arbeiten wird nicht benötigt, sodass eine einfache Ablage mit Schlagworten und evtl. Kategorien die einzige Anforderung wäre.

Vielleicht kennt einer von euch ja so ein System oder kann mir seine Strategie beim Dokumentenmanagement vorstellen. Eventuell kann man davon Dinge adaptieren.

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